KEGIATAN PERINGATAN HARI BAHASA ARAB SEDUNIA DI AL-FITYAN SCHOOL KUBU RAYA

Kegiatan Peringatan Hari Bahasa Arab Sedunia merupakan suatu proyek yang dibuat untuk memperingati hari Bahasa Arab sedunia yang telah ditetapkan UNESCO (United Nation Educational, Scientific and Cultural Organization) pada tanggal 18 Desember. Proyek ini merupakan proyek atau kegiatan tahunan yang diadakan di Al-fityan School Kubu Raya, tema dari kegiatan ini adalah اللغة العربية روحنا وجسدنا yang berarti: " Bahasa Arab adalah Ruh dan Jasad Kita".

Dalam sebuah proyek tentunya diperlukan banyak persiapan diantaranya yaitu pembentukan panitia beserta pembagian tim untuk menyesuaikan kebutuhan yang ada. Jumalah panitia pada saat itu sekitar 28 orang yang kemudian dibagi menjadi tim dengan keahliannya masing-masing seperti bagian acara, dokumentasi, keamanan, dekorasi, lalu pembagian penanggung jawab setiap sub-sub kegiatan, dan lain-lain. Persipan lainnya yang harus dilakukan adalah perancangan kegiatan, perancangan kegiatan disini dilakukan agar kegiatan berjalan dengan lancar dan kondusif dari awal acara dimulai sampai selesai. Perancangan kegiatan ini mencakup perancangan time schedule, survei tempat kegitan (proyek) tersebut secara mendetail, perancangan denah beserta penentuan lokasi kegiatan, melakukan searching dan research mengenai kegiatan yang akan diadakan melalui internet, wawancara/diskusi dengan tenaga pengajar, pembina, anggota panitia (yang sudah berpengalaman) dan panitia penyelenggara sebelumnya sebagai referensi.  Kemudian, dalam suatu proyek/kegiatan tentunya memerlukan yang namanya sarana dan prasarana, oleh karena itu untuk menjalankan proyek perlu menyiapkan sarana dan prasarana yang akan digunakan, seperti halnya melakukan pembelian dan pencarian barang yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, melakukan dekorasi, dan lainnya.

Proyek/kegiatan ini dilaksanakan selama sepekan sebelum hari pelaksanaannya, yaitu dilaksanakan pada Rabu-Kamis, 18-19 Desember 2019 di Al-Fityan School Kubu Raya yang sasarannya adalah siswa SMPIT dan SMAIT dan guru Al-Fityan School Kuburaya. Kegiatan acara ini dimulai dengan upacara pembukaan di Halaman Gedung Burrohmah yang dibuka langsung oleh Direktur Alfityan School Kubu Raya, kemudian dilanjutkan dengan berbagai bidang perlombaan, diantaranya adalah lomba cerdas cermat, cari mufrodat, estafet kaligrafi, lintas graph arabic, syair dan perkusi yang diikuti oleh seluruh siswa SMP dan SMA Alfityan Kubu Raya. Dan pada malam puncak atau yang disebut dengan Arabic Night diadakan bazar dan nobar (nonton bareng). Kemudian kegiatan ini ditutup pada 19 Desember sekaligus dengan pembagian hadiah kepada para pemenang lomba. Agar acara ini dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu maka diperlukan komunikasi yang baik dan pembuatan jadwal untuk mengatur jalannya acara. Untuk biaya yang kami gunakan dalam kegiatan/proyek ini terdapat ±6 juta rupiah (hanya kegiatan siswi).

Klien kami pada saat itu menginginkan acara dapat berjalan dengan lancar, kondusif, dan meriah. Sehingga kami perlu memperhatikan dekorasi yang ada, pemilihan film yang akan ditampilkan, penataan stan bazar, pemilihan tata letak, susunan acara, dan banyak hal lainnya. Untuk memenuhi permintaan klien tentunya diperlukan kerja sama dan komunikasi yang baik antar sesama anggota panitia dan pembina. Dengan anggota yang berjumlah ±28 orang tentu memiliki pendapat yang berbeda, maka komunikasi dan koordinasi antar anggota harus berjalan dengan baik, salah satunya dengan melakukan rapat untuk berdiskusi dalam menentukan pilihan atau pendapat terbaik agar mencapai kesepakatan bersama. Sumber daya yang digunakan untuk mendukung proyek ini bukan hanya panitia (sumber daya manusia), namun juga terdapat sumber daya modal berupa uang, teknologi, peralatan, informasi dan lain-lain.Walaupun kami sudah melakukan semua semaksimal mungkin dengan sumber daya yang ada, namun terdapat beberapa kendala dan resiko yang harus dihadapi seperti halnya pada saat itu terjadi kekurangan kabel dan lampu, ini terjadi karena kabel dan lampu yang tersedia ada yang rusak atau tidak berfungsi pada saat beberapa jam sebelum acara puncak dimulai sehingga perlu membeli dan memperbaiki barang tersebut terlebih dahulu, kendala lainnya yaitu waktu yang ada untuk menyiapkan dekorasi pada saat itu terbilang singkat dan lampu yang pecah sebelumnya mempengaruhi kecepatan dalam mendekorasi, kemudian dana yang dipakai melebihi dana yang ada pada saat itu, serta kekurangan dukungan dar beberapa pihak. Karena malam puncak dilaksanakan outdoor maka resiko yang harus kami hadapi pada saat itu adalah hujan, namun kami telah menyiapkan plan lain jika terjadi hujan. Dari semua kendala yang ada pada saat itu dapat diatasi, namun acara malam puncak mengalami sedikit keterlambatan walaupun hanya beberapa menit.

Dari narasi di atas dapat disimpulkan bahwa dalam melaksanakan atau mngerjakan suatu proyek diperlukan rancangan yang matang agar dapat memenuhi ekspetasi klien dengan menyesuaikan waktu dan dana yang disediakan, kemudian perlunya membuat rencana cadangan apabila tiba-tiba terjadi hal yang tidak diinginkan.